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RGPD

BIBLIOTHÈQUE DE LA HEAR STRASBOURG 2023/2024

NOTE D’INFORMATION RELATIVE AU TRAITEMENT DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL (version du 22/05/2024)

Informations générales

 

Le texte de référence autorisant et encadrant l’utilisation de vos données par la bibliothèque de la HEAR à Strasbourg, dans le cadre des activités du réseau informatique lié au logiciel de bibliothèque SEBINA, est le règlement 2016/679 du PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL, relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après RGPD).

La HEAR collecte des données à caractère personnel vous concernant pour remplir sa mission d’intérêt public d’enseignement supérieur, conformément à l’article 6 1. e ) du RGPD et sur base de l’article L 1431-1 du code général des collectivités territoriales.

Cette activité est déployée dans le cadre du Système d’Information de Gestion des bibliothèque (SIGB) « Sebina » constituant le réseau informatique de bibliothèques (ci-après le « Réseau SEBINA ») composé des établissements suivants :

 

  1. la BNU
  2. l’ENGEES
  3. l’ENSAS
  4. la HEAR
  5. l’INSA
  6. l’UHA
  7. l’UNISTRA

 

Vous êtes utilisateur.ice bénéficiant de l’accès aux services (numériques et physiques) de la bibliothèque de la HEAR à Strasbourg en qualité :

  • d’étudiant.e.s,
  • de personnel administratif,
  • de chercheur.euse.s,
  • de personnel enseignant,
  • d’étudiant.e.s, doctorant.e.s et personnel issu d’un des établissements du Réseau des Bibliothèques du site Alsace (ci-après le réseau SEBINA) soit encore :
  • de lecteur.rice.s extérieur.e.s (carte BNU par exemple).

 

Quelles informations sont collectées ?

 

La collecte de ces données est nécessaire au fonctionnement de la bibliothèque de la HEAR.

A ce titre, les données utilisées sont limitées aux besoins de fonctionnement du service de la bibliothèque de la HEAR et du réseau du Réseau SEBINA.

Elles ont été collectées lors :

  • de votre arrivée pour les personnels et de votre inscription/réinscription à la HEAR pour les étudiant.e.s ;
  • des prises de rendez-vous à distance (gestion des prêts-retours, rdv avec un bibliothécaire, gestion des réservations d’espaces).

 

Elles sont collectées et mutualisées par l’Université de Strasbourg et en son sein via un Web service pour le fonctionnement réseau SEBINA.

Les catégories de données utilisées à la bibliothèque de la HEAR sont les suivantes :

 

  • Identité (nom, prénom, civilité)
  • Date de naissance
  • Identifiants dont identifiant utilisateur Sebina
  • Numéro INE (Identification Nationale des Etudiants)
  • Code-barres – disponibles sur la carte étudiant
  • Mot de passe
  • Adresse postale résidence et/ou domicile
  • Adresse email institutionnelle
  • Adresse email personnelle (uniquement en base séparée et pour les besoins d’une relance en cas de non réponse suite à demande adressée sur base des coordonnées institutionnelles)
  • Numéro de mobile (uniquement en base séparée et pour les besoins d’une relance en cas de non réponse suite à demande adressée sur base des coordonnées institutionnelles)
  • Etablissement de rattachement
  • Catégorie d’usager
  • Données liées au dossier traité (prise de rdv, réservation d’espace, dépôts, publications). 

 

 Pourquoi sont-elles collectées ?

 

  • Constitution fichier lecteur et octroi de droits afférents ;
  • Gestion des habilitations au service de la bibliothèque ;
  • Gestion des prêts sur place et inter-établissement (hors site Strasbourgeois) :
Réservation
Mise à disposition
Suivi
Prolongations
Relances
Facturation "non-restitués"
  • Gestion de la suspension/interdiction sur incident de prêt : les incidents y compris ceux liés à d'autres services des bibliothèques au sein du réseau Sebina, sont répercutés à la HEAR ;
  • Données statistiques pseudonymisées des usages.

 

Partage ou transfert des données vers d’autres entités

 

  • Les données exploitées pour la gestion des prêts concernant les utilisateur.ice sont consultables par les bibliothèques des établissements du réseau Sebina (système d’information SebinaNEXT) exclusivement ;
  • Les données statistiques pseudonymisées ont pour destinataire les services de la bibliothèque de la HEAR de Strasbourg.

 

Durée de conservation des données personnelles

 

La durée de conservation des données est conforme aux prescriptions des durées d’utilité administrative issues de l’instruction Education Culture DAF DPACI/RES/2005/003 du 22 février 2005.

Les durées sont décrites comme suit :

  • concernant le réseau SEBINA, la durée de traitement des données liées au compte de l’utilisateur.ice est liée à la durée du compte lecteur.


Elle correspond soit à la carrière pour les personnels, soit à la période de scolarité pour les étudiants, soit la période d’ouverture de droit pour les lecteur.rice.s extérieur.e.s sous réserve de restitution des prêts.

  • concernant les évènements liés aux prêts, elle correspond à la durée du prêt et le cas échéant du recouvrement pour non restitution.


Cette durée peut être raccourcie si, par décision de la HEAR telle ou telle catégorie de données est susceptible d’être supprimé, sans violation d’une durée légale de conservation à caractère personnel et sous condition d’épuisement des finalités du traitement vous concernant.
 

Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les appliquer ?

 

Ce traitement de données à caractère personnel a fait l’objet d’une inscription au registre des traitements de la HEAR telle que prévue au RGPD.

En application de l’article 13 du RGPD, il est également précisé que :

  • la HEAR, représentée par son Directeur, est co-responsable du traitement de la bibliothèque ;
  • le délégué à la protection des données désigné est joignable à l’adresse dpo@hear.fr ou par courrier postal :


A l’attention du Délégué à la protection des données de la HEAR
Service Informatique
1 rue de l’Académie
67000 Strasbourg

 

Vous avez des droits !

 

Vous pouvez demander au responsable du traitement, l'accès aux données à caractère personnel, la rectification ou l'effacement de celles-ci, ou une limitation du traitement relatif à la personne concernée, la portabilité des données. Vous pouvez également vous opposer au traitement.

L’applicabilité des droits dépendront de la base légale du traitement et du contexte de votre demande. Vous pouvez adresser toute demande soit à la bibliothèque de la HEAR de Strasbourg soit au délégué à la protection des données de la HEAR.

Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL.

La HEAR vous informe qu’elle ne prend aucune décision entièrement automatisée à votre égard dans le cadre du présent traitement.

 

Version du 22/05/2024